директор управления делами

Группа страховых компаний (авиационного и космического)

1. Руководство и обеспечение эффективного взаимодействия всех структурных подразделений управления делами:
1.1. Секретариат высшего Руководства, служба приемов и делегаций.
1.2. Канцелярия - организация единого документооборота и делопроизводства в группе Компаний в филиалах Компаний и региональных представительствах.
- Изготовление, хранение, отчетность бланков всех видов документов + бланки строгой отчетности (БСО) (полисы).
- Контроль за правильностью оформления организационно-распорядительных документов (виза), исходящих писем в органы власти.
- Четкий, еженедельный отчет за исполнением резолюций Генерального директора структурными подразделениями в указанные сроки.
- Контроль исполнения протоколов, приказов, распоряжений.
- Договоры с почтой России, экспресс - почтой (3 вида).
- Подписка на периодическую печать. Договорная работы.
Положения об управлении, отделах, должностные инструкции, функционал.
1.3. Архивная деятельность: задачи архивации документов, порядок и нормативы хранения документации, номенклатура дел Общества.
1.4. Курьерская служба.
1.5. Сall-centre.
1.6. Транспортный отдел:
Организация работы представительского автотранспорта. Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое).
1.7 Служба протокола, организация собраний (акционеров, советов директоров, правлений, расширенных заседаний).
1.8. Отдел АХО: планирование состава работ; частоты работ; качества работ; выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа; бюджетирование хозяйственной деятельности; составление годового и месячного плана АХО.диспетчеризация работ; - обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск).
- Заказ электронных пропусков для сотрудников.
- закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и проч., закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и проч.
Приемы, встречи, визиты, собрания. Корпоративные мероприятия, праздники и подарки, организация приемов, подарочные и сувенирные программы.
Тесное взаимодействие со структурным подразделением по обслуживанию офиса и эксплуатации помещений.
Контроль подразделений: организация оперативного контроля качества выполнения работ, отчетность качества работ.

руководитель секретариата

ДОАО "Центрэнергогаз"

Организация документационного обеспечение управления Общества.
1. Организация документооборота на основе ГОСТ Р 6.30-2003, стандартов.
Разработка Инструкции ДОУ, Книги фирменного стиля. Разработка и пополнение типовых форм документов Общества.
2. РУКОВОДСТВО: VIP приемной (референты) + секретари Руководителей + канцелярия: отдел экспедиции + отдел регистрации + отдел контроля по 3 офисам в Москве (22 человека). Распределение обязанностей и контроль работы сотрудников. Составление отчетов.
3. Положения об отделах, должностные инструкции, функциональные обязанности для каждого сотрудника.
4. Договоры с Почтой России, DHL, организация подписной компании для Руководства и структурных подразделений Общества. Взаимодействие со всеми структурными подразделениями.
5. Организация работы по контролю исполнения документов и поручений Генерального директора (организация отдела контроля).
6. Организация регистрации организационно - распорядительных документов Общества, экспертная оценка правильности оформления проектов распорядительных документов, помощь в оформлении, координация работы по контролю соблюдения сроков визирования договоров Общества.
7. Внедрение и ведение делопроизводства в электронной программе "LanDocs", с 01.01.2009 переход на программу электронного документооборота "SAP ". Знание и других программ электронного документооборота - "Lotus Notes","Евфрат". Знакомство со многими системами при выборе.
8. Оперативное хранение документов. Архив, Номенклатура дел.
9. Самостоятельный набор и подбор сотрудников. Разработка тестирования. Обучение, курирование, методическое обеспечение, контроль работы Секретариата и Канцелярии. Положительный опыт руководства коллективом.
10. Знание организации документооборота в коммерческих и государственных компаниях с объектами, офисами и развитой сетью филиалов и дочерних обществ.

заместитель начальника отдела секретариата и делопроизводства управления по общим вопросам

ФГУП"Предприятие по поставкам продукции Управления делами Президента РФ

Руководство отделом секретариата и делопроизводства.
Ведение делопроизводства в соответствии со стандартами по делопроизводству и ГОСТ Р 6.30 - 2003
Написание инструкции ДОУ, Положений о секретариатае и канцелярии, дожностные инструкции, функционал каждого сотрудника. Штат из 17 человек.
Номенклатура дел, архив Предприятия.
Ведение делопроизводства на Предприятии с развитой сетью филиалов и Объектов.