Помощник офис-менеджера

"Yellow Pages" Ltd

Прием и распределение входящих звонков.
Консультирование по телефону по пользованию нашими изданиями, и о том, как и где можно приобрести.
Прием входящей корреспонденции, регистрация и распределение по отделам:
- учет и распределение входящей корреспонденции по отделам;
- распределение возвратов писем и уведомлений по фамилиям (бухгалтерии.);
- учет и распределение возвратов бандеролей.
Подготовка документов для отправки по г. Москве:
- заполнение конвертов и уведомлений;
- подготовка описи.
Подготовка и формирование документов для отправки в регионы:
- вызов курьера компании «Сити экспресс» для отправления корреспонденции;
- оповещение отделов об очередной отправки корреспонденции;
- подготовка договоров, дополнительных соглашений и рублевых счетов для отправки в регионы;
- составление описи отправляемой корреспонденции в регионы.
Прием входящих факсов и распределение по отделам.
Прием посетителей.
Оформление заявок на изготовление пропусков:
- временные и постоянные пропуска для сотрудников;
- пропуска на въезд автомобилей;
- пропуска на внос и вынос (орг. техники, нашей продукции, канцтоваров).
Выдача справочников, договоров, дополнительных соглашений консультантам по рекламе.
Выдача пакетов, дисков по заявкам
Заказ по мере необходимости справочников, дисков, пакетов и договоров.
Систематизирование и хранение заявок (на диски, пакеты и канцтовары), заявок на пропуска (сотрудников, въезд, внос и вынос).
Оформление поздравительных открыток сотрудникам.
Вызов сотрудника компании «Coca-Cola» и компании «Nescafe»:
- в случае неисправности автомата;
- в случае завершения продукции.
Работа с орг. техникой:
- обучение работе на ксероксе сотрудников;
- ксерокопирование документов;
- отправка факсов.
Выполнение прочих поручений сотрудников офиса

Секретарь административного отдела

"Р.Д. Менеджмент сервисез"

Документооборот, принятие и распределение звонков, информационные услуги, канцелярия, чай-кофе, консультирование клиентов, работа курьера