секретарь приёмной генерального директора, офис-менеджер, помощник руководителя

ООО "Иокогава Электрик СНГ"

20.07.1997г. – 30.11.2001г. - Менеджер по продажам спортивного и медицинского оборудования в ООО «Планотек».
18.03. 2002г. – 23.04.2008г. - ООО «Иокогава Электрик СНГ» - дочернее предприятие “Yokogawa Electric Corp.” (Япония). Крупная компания по продаже АСУТП, РСУ, КИПиА, газового и аналитического оборудования для нефтехимической и газовой промышленности. Занимаемые должности: секретарь приёмной генерального директора и зам. директора, офис-менеджер, помощник руководителя технического центра (последняя занимаемая должность в Зеленоградском офисе компании).
Профессиональные навыки:
1. Решение вопросов непосредственно связанных с продуктивным и комфортным пребыванием иностранных граждан, сотрудников и гостей компании на территории России и Российских граждан за границей.
2. Выполнение различных поручений генерального директора (иностранный гражданин, подданный Японии) в офисе и за его пределами, а также личные просьбы и поручения. Помощь в качестве переводчика в организации переговоров и аудиенций с сотрудниками компании. Сопровождение в качестве переводчика генерального директора в различные учреждения и ведомства. Решение различных бытовых проблем и проведение ремонтных работ в апартаментах генерального директора.
3. Прием и размещение делегаций (иностранных и партнерских), а также ежедневных посетителей и гостей компании.
4. Визовая поддержка.
5. Формирование, планирование, координация и ведение графика повседневного рабочего дня руководителя.
6. Осуществление и координация взаимодействия иностранного руководства между головным офисом и филиалами.
7. Составление деловых организационных и информационных писем и сообщений для заказчиков. Деловая переписка с иностранными партнёрами и иностранным руководством компании.
8. Формирование папки документов на подпись руководителю, учёт и отслеживание выполнения резолюций после подписания руководителем.
9. Выполнение служебных поручений непосредственного руководителя и руководителей других отделов компании.
10. Прием и распределение телефонных звонков.
11. Регистрация, распределение и распространение по отделам входящей (письма, факсы, почта), внутренней документации, а также отслеживание исходящей документации.
12. Формирование внутренних офисных файлов, таблиц. Ведение внутренней базы офисных сотрудников (общие данные и фотография).
13. Отправка и дальнейшее отслеживание деталей доставки документации express-почтой, российской почты, посылок.
14. Формирование, полная координация и отслеживание исполнения внутреннего расписания транспортного отдела (9 машин в гараже и 5 водителей). Встречи и проводы гостей и сотрудников компании в аэропортах и ж/д вокзалах. Организация всех транспортных передвижений сотрудников компании в Москве и ближнем Подмосковье. Выполнение заданий, связанных с поездками водителей компании по заданиям руководства с целью доставки груза или документов. Закупка товаров для обеспечения жизнедеятельности компании.
15. Заказ такси и вызов курьеров.
16. Отслеживание расписания, заказ и покупка авиа и ж/д билетов.
17. Бронирование гостиниц, ресторанов и организация различных мероприятий (в Москве и по России).
18. Полное оформление документов командировочного процесса сотрудника.
19. Оформление любых писем, заявлений, удостоверений, доверенностей от лица компании (в том числе водительских, для получения грузов, для сервисов, в ГИБДД).
20. Закупка канцелярии и сувениров (хранение на складе, распределение и выдача).
21. Составление графиков и таблиц учёта питания сотрудников.
22. Ведение хозяйственной деятельности. Все необходимые контакты с компаниями, осуществляющими крупные и мелкие ремонтные работы в офисе.
23. Оформление пропусков для сотрудников и гостей компании, офисного транспорта, личного транспорта сотрудников компании, такси, грузов.
24. Ведение протоколов совещаний.