Секретарь-референт

ООО "ЭНЕРГОСИБМОССТРОЙ" (г.Москва)

1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции;
2. Мини-АТС;
3. Организация встречи посетителей и гостей Компании;
4. Выполнение поручений Генерального директора и его заместителей по подготовке проектов приказов, распоряжений, писем, запросов, договоров: согласование, подписание, регистрация, ознакомление сотрудников Компании, учёт, хранение, формирование дел.
5. Выполнение поручений Генерального директора и его заместителей по поиску, анализу и систематизации необходимой информации.
6. Контроль за исполнением поручений Генерального директора и его заместителей;
7. Координация и контроль за работой водителей и курьеров
8. Обеспечение офиса канцтоварами, хозтоварами, водой
9. Планирование рабочего дня руководителя, помощь в бронировании билетов и гостиниц

Секретарь; менеджер сметно-договорного отдела (с 10.2008г.)

ООО "Спортстройинвест" (г.Москва) заказчик-застройщик

1. Ведение кадрового делопроизводства в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) инспектора по кадрам.
2. Приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании.
3. Работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел.
4. Работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;
5. Работа с исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;
6. Приём телефонных звонков и,в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.
7. Организация встречи посетителей и гостей Компании.
8. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором
(оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).
9. Ведение и оформление протоколов совещаний и заседаний;
10. Оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;
11. По поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;
12. По поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов, договоров, преддоговорных материалов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;
13. По поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;
14. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
15. Координация и контроль за работой:
- водителя, водителя-экспедитора: (приём заявок на машину и разработка графика использования автотранспорта Компании);
- курьеров;
- уборщиков.
16. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, утвержденных Работодателем.
17. Обеспечение жизнидеятельности офиса (300 кв.м.)
18. Помощь сотрудникам Компании в оформлении виз, бронировании гостиниц и билетов.
19. Оформление и предоставление первичной документации в бухгалтерию.
с 10.2008 МЕНЕДЖЕР СМЕТНО-ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА
1. Оформление договоров для согласования и внесение правок согласно замечаниям департаментов
2. Ведение учета договоров (организация прохождения листов согласования договоров, отслеживание сроков согласования договоров)
3. Отслеживание выполнения договоров (сроки выполнения работ и оплата)
4. Предоставление первичной документации в бухгалтерию Компании;
5. Оформление отчетности по представительским расходам Компании, использованию мобильной связи сотрудниками Компании, использованию личного и служебного транспорта сотрудниками Компании
6. Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив;
7. Работа с подрядными организациями

Секретарь-инспектор отдела кадров

МУП "Пензадормост" (г.Пенза)

1. Ведение кадрового делопроизводства
2. Административное и хозяйственное обеспечение офиса
3. Мини-АТС (прием и распределение звонков)
4. Ведение БД
5. Прием и распределение входящей корреспонденции
6. Планирование рабочего дня руководителя

Помощник руководителя

ИПБОЮЛ Пивоваров К.С. (г.Пенза)

1. Маркетинговое исследование рынка сбыта;
2. Оформление заказов;
3. Взаимодействие со сторонними организациями (ведение переговоров, контроль за исполнение поставок и своевременной оплаты, ведение БД);

Делопроизводитель

АНО "Издательский дом "Пензенская правда" (г.Пенза)

1. Ведение кадрового делопроизводства
2. Жизнеобеспечение офиса
3. Прием и распределение звонков, корреспонденции
4. Прием посетителей
5. Планирование рабочего дня руководителя;
6. Организация совещаний и ведение протоколов совещаний;
7. Координация работы водителей, экспедиторов, курьеров
8. Ведение документооборота (согласно ГОСТ от момента создания/получения до формирования в дело/исполнения и сдачи в архив)