Руководитель секретариата

РЕДЛАБ ЛТД, АНО УНП РЕДЦЕНТР

Организация и контроль документооборота компании, проходящего через ресепшн.
Написание должностных инструкций и регламентирующих работу Секретариата документов.
Организация и контроль работы сотрудников (6 секретарей, 3 уборщицы):
- подбор офис-менеджеров;
- организация обучения принятых на работу офис-менеджеров и повышение уровня квалификации уже работающих;
- решение организационных вопросов, связанных с офис-менеджерами (отпуск, переработки, отгулы, перемещения по офисам);
- ведение табеля учета рабочего времени сотрудников;
- написание служебных документов, относящихся к работе Секретариата.
Обеспечение канцелярскими и хозяйственными товарами офисы.
Организация кофе-брейков для слушателей Компании и контроль подготовки классов (заказ продуктов, воды, напитков, закупка посуды, необходимой утвари).
Организация командировок для сотрудников (заказ, бронирование ж/д и авиа билетов, гостиниц, сбор документов для оформления виз).
Взаимодействие с курьерскими службами, поставщиками (отслеживание отправки документов, решение возникших вопросов, конфликтов).
Организация подписки 2-х компаний.
Оформление пропусков для всех сотрудников, отслеживание срока их окончания, продление, изъятие.
Некоторое время выполнение функций личного помощника президента компании (организация командировок как по России, так и за рубеж, организация встреч и переговоров, прием гостей в офисе, поиск необходиомй информации, и т.д.).

Руководитель Секретариата - Личный помощник

"AMZ Group"

- Организация и ведение документооборота Группы компаний, разработка и внедрение нормативных документов.
- Руководство сотрудниками секретариата, организация и контроль их работы ( курьерская служба-4 чел., секретари-2 чел., водители-2 чел.).
- Оформление корпоративных мобильных телефонов и ведение всей документации, связанной с корпоративной мобильной связью.
- Оформление, регистрация и ведение отчетности по пропускам на территорию Компании.
- Прием заявок в курьерскую службу, их обработка и конторль выполнения.
- Заказ билетов, бронирование гостиниц, оформление виз и путевок за границу.
- Организация рабочего дня Управляющих партнеров(Outlook),назначение встреч, прием гостей УП, исполнение поручений.