Секретарь

ЗАО Аякс Инжиниринг

Инжиниринговая компания , Москва

Стандартные обязанности секретаря
• Прием, фильтрация и распределение входящих звонков;
• Первоначальное консультирование клиентов;
• Работа с курьерскими и почтовыми службами, прием/отправка докум.;
• Регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
• ПК (Microsoft Office, Outlook, Word, Exсel, Internet);
• Работа с оргтехникой - сканер/факс/копир, подготовка документов;
• Обеспечение жизнедеятельности офиса (заказ канцтоваров, воды);
• Встреча гостей (чай, кофе);
• Визовая поддержка
• Организация командировок: (заказ билетов, бронирование гостиниц, заказ такси)
• Координация работы курьера и т.д.

Ассистент вице-президента

Группа Ренессанс Страхование

Страховая компания , Москва

Планирование и координация рабочего дня двух Вице-президентов
Ведение календаря/корректировка (outlook)
Организация внешних/внутренних встреч
Организация региональных видео и конференц-коллов
Ведение протоколов совещаний
Организация командировок и личных поездок руководителей (бронирование авиа и ж/д билетов, гостиниц, организация трансфера)
Ведение отчетности по командировкам; представительским расходам руководителей
Подготовка таблиц для оплаты ГСМ в регионах
Работа в системе CRM (распределение плана продаж для регионов)
Проверка правильности оформления документов подаваемых на подпись руководителям
Отправка и распределение корреспонденции
Согласование и оплата счетов
Подготовка авансовых отчетов по командировкам и представительским расходам сотрудников подразделения
Помощь в организации совместных мероприятия с партнерами (конференции, круглые столы, фуршеты, рестораны)
Выполнение личных поручений руководителей
Ведение табеля
Прочие административные поручения (заказ канцелярии, бронирование переговорных комнат, визитки, пропуска, парковка, покупка подарков и многое другое)

Ассистент руководителя

ОАО "ВымпелКом" (Билайн) Москва — Телекоммуникации/связь

Административная и организационная поддержка руководителя;
Планирование рабочего дня руководителя
Организация и координация деловых поездок, встреч, совещаний
Организация командировок: бронирование и заказ билетов, отелей, трансфер
Составление авансовых отчетов
Предоставление отчетности в бухгалтерию
Анализ и консолидация отчетности подразделения
Подготовка и организация встреч и переговоров
Организация совещаний, ведение протоколов Подготовка презентаций (PowerPoint)
Ведение документооборота
Полное сопровождение и поддержка новых сотрудников подразделения, ознакомление с правилами и процедурами компании, обучение, оформление заявок и доступа в системы компании, способствование скорейшему вхождению в коллектив и работу
Ведение бензиновой программы
Взаимодействие с подразделениями компании
Работа с филиалами компании
Контроль исполнения распоряжений руководителя
Приём, обработка входящей/исходящей информации и корреспонденции
Поддержание и ведение списка контактов
Организация жизнедеятельности приемной руководителя
Координация работы персонального водителя руководителя
Взаимодействие со службами, обслуживающими офис Компании
Выполнение личных поручений
Координация корпоративных праздников
Работа с орг. техникой (факс, сканер, ксерокс)

Cекретарь-референт

ОАО "СУАЛ-ХОЛДИНГ" Москва

Прием и распределение тел. звонков.
Работа с входящей корреспонденцией.
Работа с исходящей корреспонденцией (учет отправляемой корреспонденции, оформление для отправки).
Работа с внутренней документацией подразделения. Выполнение технических работ с документами (сканирование, копирование).
Оформление заявок на средства оргтехники, канцтоваров.
Заказ пропусков для прохода в здание посетителей.
Работа по заключению договоров с контрагентами. Организация командировок сотрудников.
Встреча/прием посетителей.
Выполнение поручений руководителя.
Поиск необходимой информации .
Решение административных вопросов, организация переезда.
Ведение табеля.
Осуществление подписки на газеты и журналы.
Работа по заказу и доставке подарков контрагентам, сотрудникам.
Отправка документов экспресс-почтой.
Отправка документов курьерской службой.

помощник руководителя

ЗАО "Уральский Джи Эс Эм" (Мегафон)

Прием и распределение тел. звонков.
Прием и отправка корреспонденции.
Ведение делопроизводства.
Внутренний документооборот.
Осуществление контроля оформления документов.
Ведение деловой переписки.
Контроль исполнения документов, поручений руководителя.
Подготовка приказов, распоряжений.
Заключение договоров с контрагентами.
Организация командировок сотрудников.
Встреча/прием посетителей.
Выполнение поручений руководителя.
Ведение табеля.
Осуществление подписки на газеты и журналы.

Cекретарь-референт

ЗАО "Бизнес-консалтинг"

Прием и распределение тел. звонков (мини АТС).
Делопроизводство.
Прием и отправка корреспонденции.
Обеспечение приема, регистрации и контроля исполнения документов.
Подготовка приказов.
Организация командировок сотрудников(заказ ж/д и авиабилетов, бронирование гостиниц).
Кадровое делопроизводство.
Встреча/прием посетителей.
Ведение табеля.
Осуществление подписки на газеты и журналы.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.