Начальник Административного управления

"Медиа и Продакшн Менеджмент"

Руководство персоналом Административного управления (5 человек). Поиск и отбор административного персонала, проведение собеседований. Разработка и внедрение системы документооборота. Настройка и ведение электронного документооборота. Организация и протоколирование совещаний. Административно-хозяйственное обеспечение жизнедеятельности офиса (канцелярские, хозяйственные и продуктовые закупки, предметы офисного интерьера и проч.). Организация и контроль ремонта и обустройства офисных помещений. Планирование рабочих мест персонала (включая обсуждение дизайн-проектов помещений и закупку мебели). Взаимодействие с арендодателями, аутсорсинговыми компаниями (охрана и уборка офисных помещений). Планирование бюджета Административного управления, оптимизация расходов. Налаживание и поддержание взаимодействия управлений в рамках компании. Контроль исполнения распоряжений руководства компании. Организация командировок, заказ билетов, гостиниц, оформление приглашений и виз сотрудникам и партнерам компании. Разработка регламентирующей документации для Административного управления (инструкции, регламенты, положения, должностные инструкции, проч.). Контроль рабочего времени персонала. Деловая переписка с клиентами, партнерами, официальными лицами от лица компании. Предоставление регулярных отчетов о финансовой деятельности Административного управления.

Секретарь юриста / Личный помощник

"Винсон энд Элкинс Л.Л.П."

Ведение файлов клиентов и юристов. Планирование рабочего графика руководителя. Подготовка презентаций. Контакты с официальными лицами из российских и зарубежных государственных и коммерческих структур. Организация и помощь в проведении переговоров с клиентами. Организация служебных командировок (билеты, гостиницы, визовая поддержка и т.д.). Составление отчетов о командировках, расходах и отработанном времени. Обработка и распределение входящей почты. Оформление и отсылка исходящей корреспонденции. Внутренний документооборот. Обработка входящих телефонных звонков. Печать и правка документов. Оптимизация компьютерной системы файлов (классификация, создание резервных копий и т.д.). Работа с офисными базами данных. Май 1994 г. - стажировка в головном офисе в г. Хьюстон, США. 1994-1998 гг. - личный помощник главы представительства.

Секретарь-референт

"Залл Дженерал Сервис Лтд." (торговый холдинг)

Входящие и исходящие телефонные звонки. Регистрация и распределение входящей почты. Подготовка и рассылка исходящей корреспонденции. Ведение файлов. Прием и направление посетителей. Компьютерный набор и редактирование документов. Административная помощь в подготовке и проведелении деловых встреч и переговоров с клиентами. Организация служебных командировок. Составление бизнес-отчетов.

Стенографистка-иномашинистка со знанием делопроизводства

Министерство Иностранных Дел СССР

09/1988-01/1992
Посольство СССР в Ираке. Сотрудник канцелярии Посольства: Стенография, протоколирование бесед и заседаний, печать и правка документов, сортировка входящей и исходящей корреспонденкции. Ведение файлов и архива.
05/1988-08/1992
Пресс-Центр МИД СССР. Сотрудник Группы интервью: Организация и административная поддержка в проведении интервью с российскими и зарубежными официальными лицами.