секретарь-администратор

Компания IBS («Информационные бизнес системы»)

1.Оплата счетов:
•Оформление в Лотусе заявок на оплату счетов за товары/услуги для сотрудников.
•Получение оригиналов бухгалтерских документов от компаний, подписание актов, пересылка документации с курьером.

2.Оформление заявок на оплату:
•Оформление заявок на оплату представительских расходов сотрудников в Лотусе
3.Командировки:
•Поиск информации по рейсам.
•Поиск и бронирование гостиниц. Оформление заявок на бронирование, отправление заявок, получение подтверждения бронирования.
•Оформление виз: заполнение анкет, сбор и подача документов в агентство.
•Оформление авансовых отчетов по командировке в Лотусе, сбор документов по отчету, заполнение Командировочного удостоверения, сдача пакета документов в расчетную группу.
4.Авансовые отчеты:
•Оформление авансовых отчетов по заявкам на оплату в Лотусе, сдача документов в фин. Службу.
5.Оформление деловых писем:
•Помощь в написании или оформлении деловых писем сотрудникам, печать на бланке. Получение подписи (или факсимиле) ген. директора.
6.Заказ такси для сотрудников по договору
7.Заказ канцтоваров
8.Отчеты по рабочему времени (TS):
•Заполнение TS за сотрудников, которые находятся вне офиса.
•Контроль заполнения всеми сотрудниками.
9.регистрация входящих и исходящих документов;
10.получение и передача сотрудникам подписных изданий и корреспонденции;
11.отправка исходящей корреспонденции почтой, с курьерами и экспресс-почтой и отправка факсов;
12.оформление корпоративной подписки на периодические издания;
13.выполнение работ по копированию или брошюрованию доку¬ментов в значительных объемах;
14.заказ визиток для сотрудников;
15.внесение информации об отсутствии сотрудников на рабочих местах в телефонный справочник IBS для информирования операторов Call Center;
16.внесение сведений о сотрудниках в телефонный справочник;
17.подготовка документов для Кадровой службы при оформлении новых сотрудников в штат или по договору, оформление кадровых перемещений;
18.обеспечение бумагой и расходными материалами оргтехники (копировальные аппараты, принтеры и т.п.);
19.обеспечение канцтоварами сотрудников;
20.оформление заявок для Службы офис-менеджеров на приобретение нового оборудования (компьютеров, мебели, телефонных аппаратов и т.п.);
21.контроль работоспособности оргтехники (копировальные аппараты, принтеры, брошюровальные машины);
22.поддержание порядка в обслуживаемых помещениях, организация выполнения хозяйственных и ремонтных работ;
23.организация установки, настройки и ремонта компьютеров, телефонных аппаратов и оргтехники Службой связи и Службой поддержки пользователей на рабочих местах сотрудников;
24.оформление разовых и временных пропусков на посетителей, материальных пропусков;
25.встреча посетителей;
26.обслуживание переговоров с посетителями, заказ представительских продуктов;
27.ведение списка выдачи ключей от обслуживаемых помещений, получение и возврат ключей в Службе безопасности;
28. резервирование переговорных комнат и конференц-зала, заказ мультимедиа проектора для проведения переговоров.