Офис-менеджер

ООО « Сибгипрошахт-Техно» продажа горнодобывающего оборудования

Прием заявок от работников офиса и приобретение всех необходимых для жизнедеятельности офиса предметов и материалов:
- канцелярских товаров
- аптечка
- необходимой мебели и других предметов интерьера
- моющих средств и материалов, требуемых для уборки помещений (согласно расчету нормы потребления)
А также самостоятельное приобретение указанных товаров при необходимости для нужд офиса.
Контроль приобретения и учет офисной техники.
Организация и контроль ежедневной уборки офисных помещений, включая:
- разработку рабочих инструкций для персонала;
- ежедневную проверку и прием выполненных работ по уборке помещений;
- контроль за соблюдением сотрудниками трудовой дисциплины;
- учет рабочего времени;
Организация и контроль работы курьеров:
- ежедневную проверку выполнения курьерской доставки, занесение информации о доставке в "Журнал учета заявок на курьера";
Организация склада временного хранения необходимых запасов по жизнеобеспечению офиса:
- канцелярские товары первой необходимости;
- моющие средства, расходные материалы.
Обеспечение безопасности в офисе:
- организация централизованной и внутренней охраны офисных помещений;
- установка и контроль за состоянием системы противопожарной безопасности, электробезопасности (совместно с отделом IT);
- разработка и доведение до работников офиса инструкций по противопожарной безопасности (совместно с инженером по технике безопасности).
Организация работы по решению вопросов командировок сотрудников (выбор агента и заключение договора по доставке билетов, оформлению виз, приглашений, бронирование отелей и т.д.)
Контроль за состоянием и организация проведения ремонтных работ в офисных помещениях;
- Контроль за использованием мебели и ее ремонт.
- Учет использования канцелярских товаров.
- Ведение текущего учета поступления, распределения, списания канцелярских и иных товаров, приобретаемых для нужд офиса.
- Анализ и рациональная организация потребления канцелярских товаров и других предметов, материалов, необходимых для обеспечения офиса, меры по экономному использованию средств компании.
Маркетинг в отношении всех приобретаемых для нужд офиса товаров и услуг.
Текущее взаимодействие с арендатором офисных помещений.
Оплата за телефонную мобильную связь.
Контроль за работой охраны.
Планирование закупок и проведения ремонтных работ.
Организация архивов.
Ведение телефонных переговоров;
Ведение делопроизводства;
Ведение и оформление кадровой документации и учета;
Ведение документооборота (входящая, исходящая корреспонденция, внутренние документы).
Разработка фирменного бланка компании.
Документирование деятельности совещательных органов предприятия.