Координатор по административным вопросам

Салым Петролеум Сервисиз Б.В (Нефтегазовая компания-проект SHELL в Западной Сибири

Получение информации о бизнес процессах в группе компаний от руководителей бизнес направлений;
Получение в соответствии с графиком отчетности от топ менеджеров холдинга , консолидация, анализ;
Интенсивные внутренние (руководители бизнес подразделений) и внешние коммуникации (партнеры, клиенты);
Планирование рабочего дня руководителя, протоколы совещаний и переговоров. Контроль над исполнением поручений руководителя топ менеджерам группы компаний ;
Планирование и организация деловых поездок руководителя - визы, маршрут, заказ билетов и отелей ;
Проведение встреч Совета Директоров в головном офисе в Голландии;
Оформление документов бухгалтерской отчетности руководителя (cash advance reports);
Ведение Тендерного Комитета, работа с подрядчиками по заявкам на Тендер, присутствие в качестве секретаря Тендерного комитета, протоколирование на совещаниях комитета;
Рассылка решений подрядчикам;
Ведение базы данных по ТК;
Архивирование документов, в соответствии с процедурой компании;
Обработка корреспонденции руководителя, выявление наиболее важных документов и работа с ними, распределение их по отделам, согласно информативности их содержания;
Административное управление Отделом системного администрирования, службой эксплуатации, отделом PR и рекламы, Службой персонала - планирование, контроль.
Организация работы reception (учет документов, в том числе отгрузочных, организация графика работы водителей офиса) и административного менеджера (закупка канцтоваров, воды и т.д).
Помощь в работе отдела кадров - разработка и написание политики командировок (Travel Policy по заданию HR) для прохождения оценки головным офисом (на английском языке)
Помощь в работе отдела кадров - проведение Новогоднего праздника для сотрудников компании – (аренда и поиск места проведения, поиск ведущего, заключение договоров, контроль оплаты, участие в разработке сценария совместно с ведущим, покупка подарков лично).
Организация проведения совещаний с региональными менеджерами (главы представительств), подготовка презентаций, участие в них.

Ассистент финансового и коммерческого департаментов

ООО Дирол Кэдбери (Англия), в Москве (производство и дистрибьюция шоколада и жевательной резинки)

имени директоров в рамках должностных обязанностей;
Протоколирование на совещаниях, отслеживание и контроль поручений, сроков их выполнения Директорами региональных подразделений;
Организация и подготовка документов, презентаций для совещаний и по проектам внутри РФ и за рубежом;
Подготовка и интегрирование писем, отчетов от начальников подразделений по требованию директоров;
Получение виз, пролонгирование разрешений на работу (work permission);
Координация и контроль работы с личными водителями, дом работницей, учителями русского языка;
Использование системы SAP (система бухгалтерии), для создания отчетов по закупкам, заказам на поставку различных услуг для всего штата компании;
Проведение и полная организация тимбилдингов.

Менеджер по логистике/Офис менеджер

Самсунг Техвин (Подразделение Самсунг в Москве)

Проверка и ведение документконтроля по расходам офиса;
Ведение стока (склад);
Организация командировок, заказ билетов, резервирование гостиниц;
Решение вопросов аккредитации, пролонгирование разрешений на работу;
Исследование рекламы в журналах, предоставление их анализа, участие в переговорах на размещений коммерческой рекламы;
Работа в качестве переводчика на совещаниях, встречах с клиентами;
Отслеживание прохождения оплаты по электронным счетам банка;
Подготовка инвойсов, отгрузочных документов;
Закупка канцтоваров, оргтехники, отслеживание арендных отношений, подготовка документов по расходам;