Помощник руководителя филиала

ООО "ТД Элизиум

Обязанности помощника руководителя:
-деловая переписка,
-исполнение личных поручений,
-график руководителя,
-заказ билетов, гостиниц и такси,
-контроль над сроками и ходом исполнения поручений руководителя,
-документооборот филиала (согласование, подпись, ознакомление и хранение)
Аналитика и логистика (для руководителя):
- анализ продаж, планирование закупок
- отчетность за фиксированные периоды (план-факт продаж, грузоперевозок, поступивших денежных средств)
-заказ с производства, формирование машин (автомобильные грузоперевозки), слежение за грузом в пути.
-мониторинг выпускаемой продукции, ввод новинок, поддержание демонстрационного зала.
-оформление актов брака и недогруза.
Обязанности секретаря:
-работа с мини-АТС и почтой (Почта России, курьерские службы)
-встреча посетителей,
-жизнеобеспечение офиса и склада,
-оформление пропусков на территорию и мест для парковки,
-контроль работы персонала АХО.
Работа в тесном сотрудничестве с руководителем, забота о функционировании филиала "под ключ".

Ассистент бизнес-аналитика

ООО "Инвенто"

Проектная работа. Программа Утилизации автомобилей.
- участие в бета - тесте системы электронного документооборота;
- участие во внедрении системы электронного документооборота в рабочий процесс и движение документации;
- обучение конечного пользователя;
- актуализация и работа с базами данных;
- формирование отчетности по запросам к базе данным.
Совмещала указанные обязанности с должностью - Специалист (в рамках проекта).
Обязанности:
- проверка отчетов дилеров на соответствие Правилам предоставления в 2010-2011 году за счет средств федерального бюджета субсидий на возмещение потерь в доходах торговых организаций при продаже новых автотранспортных средств российского производства со скидкой;
- формирование положительных заключений и отказных писем;
- подготовка проектов заседания Комиссии по предоставлению в 2010-2011 году за счет средств федерального бюджета субсидий на возмещение потерь в доходах торговых организаций при продаже новых автотранспортных средств российского производства со скидкой;
- курирование по профилю дилера, взаимодействие с представителями производителя, разрешение конфликтных ситуаций;
- участие в формировании архива документации;
- формирование отчетности по проделанной работе.
Успехи команды: за время работы на проекте были сформулированы и отработаны правила обработки документации, налажено взаимодействие между участниками процесса, налажена консультационно-справочная поддержка, сформирован архив по отработанному этапу. Разработанная и внедренная система электронного документооборота позволила повысить эффективность работы с документами в 1,5-2 раза, налажены схемы оперативного составления отчетов и их обнародования.
Личный вклад: консолидация информации и подготовка документации для публикации на сайте Программы согласно Приказам МинПромТорга, функции контроля(на всех этапах проверки документов в бэк-офисе), обучение и консультирование новых сотрудников,
Получен опыт работы со сжатыми сроками, на start-up проекте.

Секретарь - офис менеджер.

ЗАО "Стар Экспо"

Секретарь на ресепшн/офис менеджер.
- работа с мини - АТС (10 входящих линий), оргтехникой;
- входящая/исходящая почта, регистрация корреспонденции;
- внутренний документооборот (приказы, распоряжения, командировочные листы);
- встреча посетителей, чай/кофе;
- жизнеобеспечение офиса и склада;
- взаимодействие с арендодателями, работа с почтовыми службами;
- исполнение личных поручений руководства.
За время работы в компании были улучшены навыки тайм менеджмента и организации жизни офиса.

Секретарь первого лица компании

ООО "Профиль"

- мини - АТС, входящая/ исходящая почта;
- жизнеобеспечение офиса;
- ведение расписания руководителя, исполнение личных поручений;
- содействие во внутреннем рекрутинге кадрового агентства, поиск и размещение резюме, первичное телефонное собеседование.