Управляющий делами

ООО "УК " Энергобаланс"

ООО "УК "Энергобаланс"
(В составе Компании: 8 Управляемых Предприятий с разветвленной филиальной сетью на территории РФ, Управляющая компания – г. Москва. Общая численность: 22 000 человек.Осуществление деятельности по коммерческому учету электроэнергии. В прямом подчинении: административно-хозяйственный отдел и отдел документационного обеспечения.
- Общее руководство Управлением делами, в том числе: - Руководство секретариатом (референты + секретари Руководителей), канцелярией: отдел экспедиции + отдел регистрации; - Распределение функциональных обязанностей; - Контроль исполнения задач сотрудниками; - Составление отчетов - Разработка Положения об отделе, должностных инструкций; - Формирование профильного бюджета, контроль его исполнения; - Организация полного цикла документооборота в Компании; - Построение деловых отношений с контролирующими органами, арендодателями; - Ресурсное обеспечение деятельности компании; - Претензионная работа.
В рамках организации и контроля работы Административно-хозяйственного отдела, курирование таких вопросов как:
- Административно-хозяйственное сопровождение деятельности компании;
- Взаимодействие с контрагентами;
- Обеспечение бесперебойного функционирования систем жизнеобеспечения помещений;
- Организация ремонтных работ;
- Оборудование помещений компании;
- Работа по организации обслуживания и функционирования автопарка;
- Обеспечение сохранности материальных ценностей;
- Решение вопросов, связанных с уборкой, охраной офиса, обеспечением техники безопасности, пожарной безопасности, охраны труда;
- Ведение отчетности.
В рамках организации и контроля работы Отдела документационного обеспечения, курирование таких вопросов как:
- Организация документооборота на основе ГОСТ 6.30-2003, стандартов;
- Разработка и внедрение Инструкции по делопроизводству;
- Разработка и введение типовых форм документов Общества;
- Заключение и дальнейшее сопровождение Договоров с Почтой России, DHL;
- Организация подписной компании для Руководства и структурных подразделений Общества;
- Взаимодействие со всеми структурными подразделениями;
- Организация работы по контролю исполнения документов и поручений Генерального директора;
- Организация регистрации организационно - распорядительных документов Общества;
- Экспертная оценка правильности оформления проектов распорядительных документов, помощь в оформлении;
- Координация работы по контролю соблюдения сроков визирования договоров Общества;
- Оперативное хранение документов. Архив.

Референт-начальник секретариата

ОАО "Московский электроламповый завод"

Производство Электронно-оптических преобразователей, производство Электронно-лучевых трубок и развитие стекольной промышленности. Общая численность 1 500 человек
- Выполнение работы по документационному обеспечению деятельности предприятия (ведение делопроизводства и организация документооборота офиса).
- Координация и контроль работы секретариата, канцелярии, водительской службы.
- Выполнение поручений руководителя.
- Планирование и организация деловых встреч, переговоров.
- Обеспечение: приема, учета, регистрации и контроля исполнения документов.
- Информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации.
- Разработка и внедрение:
- Положения о секретариате.
- Должностных инструкций.
- Инструкции по делопроизводству - разработка и введение Положения по контролю исполнительской дисциплины.
- Разработка и внедрение Положения о камндировках - Решение административно-хозяйственных вопросов.
- Обеспечение хозяйственных нужд офиса.
- Бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д. билетов.
- Организация корпоративных мероприятий.

Референт

ОАО "Московский ордена трудового красного знамени завод автотракторного электрооборудования"

Производство автотракторного электрооборудования. Общая численность 6 000 человек.
- Руководство секретариатом, состоящим из 3-х человек.
- Постановка делопроизводства с "ноля".
- Подготовка и внедрение регламентирующих документов.
- Регистрация приказов, распоряжений, указаний.
- Контроль за исполнением документов.
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
- Организация командировок (в том числе и зарубежных).
- Выполнение поручений руководства.
- Подготовка и проведение корпоративных мероприятий.
- Ведение деловой переписки.
- Координация работы курьеров, водителей.