Расширенный поиск
резюме (Помощник руководителя)

27 лет, женщина

Москва

Автозаводская Волжская Кожуховская Тульская

Гражданство: Россия

Желаемая должность и зарплата
Помощник руководителя
80 000 руб.
График, место работы
Полный рабочий день, свободный график, сменный график, частичная занятость, удаленная работа. Ищу работу в городе: Москва . Командировки возможны.
Стаж в желаемой должности
6 лет
Профессиональные навыки
Руководство и координация работы отделов, подразделений.
Организация и руководство службой делопроизводства.
Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства, написание регламентов, положений по подразделениям, составление, утверждение должностных инструкций.
Осуществление методического руководства и контроля организации делопроизводства в структурных подразделениях.
Претензионная работа: регистрация, координация, контроль за своевременным принятием решений, закрытие претензий.
Ведение делопроизводства в полном объеме: регистрация, обработка, контроль, архивирование документальных материалов. Создание служебных писем, распорядительных документов (приказы, распоряжения), инструкций, положений, регламентов.
Общение с клиентами, помощь в решении проблем.
Знание и оформление первичных документов.
Работа с банк-клиентами всех типов: формирование выписок, проведение безналичных платежей в валюте РФ и иностранной валюте.
Сверка с клиентами.
Ведение договорной работы: составление, подписание, проверка правильности оформления, получение всех необходимых документов, регистрация, архивирование.
Протоколирование совещаний, отслеживание выполнения принятых решений.
Работа с чек-листами : разработка, составление, контроль за своевременным предоставлением.
Разработка номенклатуры
Владение компьютером: продвинутый пользователь (MS Word, MS Excel, MS Power Point, Outlook, MS Project,Visual Basic, Aris, 1С:УПП, 1С:УТ, 1С:Документооборот, СЭД DIRECTUM, SAP).
Владение слепым методом печати (скорость печати 360-440 уд./мин).
Основное образование
Неполное высшее , НИБ , 2016
 
Опыт работы

2014, июнь — продолжаю работать, 2 года 6 мес

Главный специалист

Компания

Москва , http://Www.locotech.ru

Главный специалист Отдела ДСД
Осуществление в СЭД делопроизводства по работе с Распорядительными документами Общества:
• разработка проектов приказов и распоряжений;
• обеспечение выполнения процедур согласования и подписания проектов;
• регистрация, организация процесса ознакомления, направление на исполнение;
• осуществление контроля исполнения.
Участие в разработке и актуализации нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность подразделений Общества в области делопроизводства и документооборота (бумажного и электронного).
Согласование исходящих писем: проверка содержания, орфографии, стилистики.
Оказание методологической и практической помощи подразделениям Общества по вопросам подготовки и работы с документами.
Осуществление работы с договорной документацией:
• проверка (орфография, наличие ошибок и несоответствий в суммах и датах, оформление);
• распечатка проектов (договоры, приложения, спецификации) из СЭД, прошивка, передача на подпись;
• проставление печати, регистрация, внесение в реестр, передача исполнителю;
• получение оригинала, размещение в СЭД, архивирование;
• осуществление контроля сроков предоставления оригиналов.
Участие в расследовании случаев нарушения трудовой дисциплины:
• запрос объяснений произошедшего события с ответственных сотрудников;
• запрос объяснений произошедшего события с задействованных лиц (при необходимости);
• анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность данного сотрудника и его взаимодействие с контролирующими подразделениями / должностными лицами;
• комплексный анализ события и его значимости для деятельности;
• анализ подтверждающих фактов;
• составление акта о нарушении трудовой дисциплины по итогам расследования (полное соблюдение соответствия ТК РФ)
• передача материалов в УК на рассмотрение.

 

2014, январь — 2014, июнь, 5 мес

Ведущий специалист

В той же компании: Компания

Работа с реализациями:
• получение и проверка документов (качественное\количественное соответствие реестру)
• проверка соответствия общей суммы полученных документов данным в 1С: УПП;
• осуществление электронной выгрузки документов из 1С: УПП на основании переданных за день документов;
• проверка документов (комплектность, наличие необходимых реквизитов и отметок), распределение по товарным группам и договорам, составление соответствующих реестров для передачи контрагенту;
• фиксация в 1С: УПП факта возвращения неакцептованных документов
.
Обработка в СЭД Входящей корреспонденции:
• прием документов, экспертиза полноты вложений, регистрация, сканирование;
• ведение Реестра и базы электронных образов;
• доведение Входящих документов до Руководителя для вынесения резолюций;
• получение и рассылка исполнителям резолюций;
• осуществление контроля исполнения резолюции;
• формирование ежемесячного отчета по исполнению Входящих документов.
Обработка в СЭД Исходящей корреспонденции:
• осуществление передачи проектов исходящих писем на подпись;
• регистрация и ведение Реестра и базы электронных образов Исходящей корреспонденции;
• подготовка к отправке Исходящей корреспонденции,
• архивирование/ передача оригиналов Исходящих документов исполнителю для отправки адресатам (по запросу);
• ведение журнала передачи оригиналов документов.
Осуществление работы по ведению Протоколов совещаний, проводимых Руководством Общества:
• фиксирование хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях
• оформление, согласование, подписание, регистрация;
• доведение решений до исполнителей в СЭД;
• осуществление контроля исполнения решений;
• составление отчета по исполнению решений Протоколов.

 

2013, май — 2014, январь, 8 мес

Руководитель Административного Отдела

ООО "ТракМоторс"( ранее ТМ Групп)

Москва , http://www.tmtr.ru

Управление делопроизводством, АХО, секретариатом.
Разработка, согласование, регистрация, учет и хранение
регламентов/инструкций/положений Общества, своевременная актуализация.
Ведение претензионной работы:
- регистрация, координация, контроль за своевременным принятием решений, закрытие.
- формирование отчета по претензионной работе (ежемесячный, ежеквартальный, годовой) с выводами и предложениями по повышению эффективности претензионной работы и снижению общего количества рекламаций;
- актуализация регламента по претензионной работе (ежеквартально, по результатам отчета);
- автоматизация претензионной работы (разработка ТЗ для интеграции в Service Desk).
Описание бизнес-процессов в ARIS.
Работа с чек-листами всех подразделений компании: составление, контроль сроков заполнения и предоставления, проверка показателей на соответствие принятому плану на месяц, проверка качества оформления, консолидация, защита.
Формирование в 1С: УТ ежедневной отчетности по валовой прибыли и дебиторской задолженности, анализ полученных данных, составление прогноза на конец месяца (актуализация каждый понедельник).
Контроль показателей KPI по всем подразделениям.
Протоколирование совещаний, контроль за исполнением принятых решений.
Работа с бюджетами отдела: формирование годового и ежемесячного бюджета, защита, контроль исполнения.
Формирование авансовых отчетов.
Формирование годового графика задач в MS Project (декомпозиция задач по итогам Сессии стратегического планирования), контроль исполнения.

 

2012, август — 2013, май, 9 мес

Ведущий специалист по документообороту

В той же компании: ООО "ТракМоторс"( ранее ТМ Групп)

Управление делопроизводством:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства;
- написание регламентов, положений по подразделениям, составление, утверждение должностных инструкций;
- осуществление методического руководства и контроля организации делопроизводства в структурных подразделениях.
Ведение договорной работы (по общехозяйственной деятельности):
- подготовка документов для инициации заключения договоров;
- организация и контроль процесса согласования договорной документации с руководителями подразделений и контрагентами,
- осуществление контроля за получением оригиналов договорной документации в установленные сроки.
- ведение реестра договорной документации;
- отслеживание сроков действия договорной документации, обеспечение своевременной пролонгации.

 

2011, октябрь — 2012, август, 10 мес

делопроизводитель

В той же компании: ООО "ТракМоторс"( ранее ТМ Групп)

Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов (1000-2000 документов в день).
Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
Ознакомление с приказами, инструкциями, регламентами.
Создание и ведение архива.

 

2012, август — 2013, апрель, 8 мес

Оператор базы данных (вечерний)

ГУТА-БАНК, ОАО

Банк, страховая компания , Москва

Вечерняя подработка: перенос информации с бумажных носителей в программу "Парус", сведение отчетов. ( по договору ГПХ)

 

2010, декабрь — 2011, сентябрь, 9 мес

Агент (Полная занятость)

ООО "Гарантпрофи", г. Москва

Страховой брокер, другое , Москва

Оформление договора купли-продажи автомобиля, ОСАГО, КАСКО

 

2009, январь — 2010, декабрь, 1 год 11 мес

Финансовый менеджер-аналитик

Компания

Банк, инвестиционная компания , Москва

Работа с клиентами: заключение брокерских сделок, осуществление транзитов ДС. Разрешение форс-мажорных ситуаций, поиск альтернативных решений для сложных клиентов.
Координация работы курьеров, инкассаторов.
Работа с банками по системе клиент-банк:
отправка/прием платежей, контроль их исполнения в соответствующие сроки; формирование выписок по всем счетам;
подготовка ответов на банковские запросы,
полное сопровождение открытия/закрытия счетов организаций;
мониторинг вход/исх. платежных поручений (проверка правильности заполнения назначения платежей), разработка системы передвижения денежных средств между счетами органзаций.
Участие в подготовке договорной документации (по требованию банка)
Сверки с клиентами, сверки с другими отделами, финансовая отчетность (приход, расход, долги), внутренняя аналитика, помощь в усовершенствовании рабочего процесса, поиск ошибок внутренней системы и работа над ними.

 

2007, июль — 2008, ноябрь, 1 год 4 мес

Секретарь-делопроизводитель, помощник руководителя (Полная занятость)

ООО "РСС-Групп", ООО "РСС-Трейд", г. Москва

Оптово-розничная компания , http://Www.rssgroup.ru

Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации (письменно или устно).
Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача.
Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
Составление и редактирование деловых писем.
Контроль и обеспечение сохранности документов в приемной руководства.
Прием входящих и организация исходящих звонков для руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства, осуществление технической помощи (копирование, печать, сканирование и пр.), ведение административно–хозяйственных дел, ведение телефонной и информационной базы (контакты, дни рождения клиентов). Подготовка печатных материалов для конференций, совещаний, переговоров, протоколирование совещаний.
Координация работы офиса, координация работы курьеров, секретарей, замещение менеджеров во время отпусков.
Организация приема посетителей: заказ пропусков и сопровождение, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
Организация корпоративных мероприятий.
Работа с базой 1С: формирование полных комплектов первичной документации (ТТН, Сч.-фактуры, счета. Сопроводительные документы), кадры. Ведение кассы и финансовой отчетности для бухгалтерии и руководства. Формирование актов сверок для контрагентов.
Активное участие в усовершенствовании и улучшении качества работы и внутренней системы.

 

2004, май — 2007, май, 3 года

Помощник (Частичная занятость)

ТГ "Эксперт +"

Другое , Москва , http://www.Masterpiano.ru

Прием телефонных звонков, работа с оргтехникой, работа с клиентской базой, демонстрация эксклюзивных инструментов на выставках.(подработка)

 
Основное образование
2016 г.в.

Неполное высшее

НИБ

Финансы и Кредит , Экономический
 
2004 г.в.

Среднее профессиональное

35-я музыкальная школа, г. Москва

Фортепиано
 

Владение языками

Английский - средний

Русский (родной)

 
Подробнее о себе

Деловые качества

Личные качества: быстрая обучаемость, инициативность, ответственность, способность к быстрому / самостоятельному принятию решений, умение адаптироваться к переменам, умение работать с огромным количеством информации, внимательность, стрессоустойчивость, организаторские способности, аналитический склад ума, вовлеченность в работу, коммуникабельность, умение работать в команде, оптимизм.

Семейное положение

Не замужем , Детей нет

О себе

Хобби: музыка, конный спорт, стрельба из лука.