Помощник Руководителя. Офис-менеджер

ЗАО «ФПГ «Юганскнефтехим»

Сфера деятельности Компании: Поставка газового конденсата с Новоуренгойских месторождений, поставка нефтепродуктов, ремонт и химическая очистка вагонов-цистерн и контейнер-цистерн для проведения освидетельствования Обязанности: - прием и распределение звонков и факсов, - электронная почта, - прием входящих звонков; - построение организационной структуры офиса; - планирование работы офиса; - разработка и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом; - разработка политики общения с клиентами - организация закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов - руководство по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание - обеспечение взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией. - организация подготовки отчетов перед вышестоящим руководством - обеспечение подготовки и организации работы офиса (осуществление руководства организацией рабочих мест персонала офиса, организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверка санитарных условий работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.). - контроль порядка получения товарно-материальных ценностей, организация платежей за их поставку, оформление доверенности. - организация работы по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат. - хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.) - координация работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организация документооборота офиса. - прием и рассылка деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведение в пределах своих полномочий деловой переписки. Организовывала: – встречу, прием регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров; – прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение; – материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. - оказание работникам офиса помощи в разрешении возникающих в ходе работы проблем, выработка необходимых мер по предупреждению конфликтных ситуаций. - координация работы офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню. - обеспечение взаимодействия офиса с другими структурными подразделениями предприятия. - организация мер совместно со службой безопасности по проведению работ касаемо планирования и внедрения мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.

Секретарь-Референт. Координатор.

ООО «Группа Компаний Ташир»

Сфера деятельности компании: клиннинговые и строительные услуги Обязанности: - Организация бизнес-поездкок, включая заказ билетов, отелей, виз. - Приём и фильтрация звонков во время отсутствия или занятости начальника, - Получение и своевременная передача детализированной информации. - Планирование расписаний переговоров и встреч. - Ведение отчетов переговоров, делопроизводства собраний отделов, проектов - Анализ расходов, работа с учредительными документами, - Деловая переписка, организация работы офиса, ведение телефонных переговоров, организация работы курьерской службы.- Координация заказов (уборочной техники)
- распространения печатной продукции
(передача маршрутных листов и сопроводительной документации, контроль получения уборочной техники на объекты)
- контакт со службой по техническому персоналу
- ведение отчетности по объектам (Крупные торгово-развлекательные центры)
организация обеспечения предприятия всеми необходимыми для
производственной деятельности материальными ресурсами,
спецодеждой, хозяйственным инвентарем;
- заключение договоров с поставщиками по материально-техническому снабжению и контроль за их выполнением;
- проведение анализа оптовых и розничных цен, номенклатуры
потребляемых материалов;
- расширение производственных связей предприятия
- разработка мероприятий по снижению затрат, связанных с приобретением, доставкой и хранением материальных
ресурсов
- руководство работниками отдела
Причина увольнения - получила более выгодное предложение по работе.