Секретарь-референт Генерального директора

Трансэнергопром

Москва

1.Планирование, координация и ведение рабочего графика (календаря) руководителя, выполнение поручений, организация телефонных переговоров.
2.Осуществление работы по подготовке совещаний, взаимодействие с подразделениями компании (руководителями структурных подразделений) по сбору необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня.
3.Контроль правильности составления и согласования документов, предоставляемых на подпись руководителю.
4. Работа в системе электронного документооборота (DIRECTUM).
5.Осуществление организационно-технического обеспечения командировок руководителя (взаимодействие с Business travel агентством по приобретению билетов, бронированию гостиниц)
5. Прием поступающей корреспонденции, осуществление ее систематизации и передача после ее рассмотрения в структурные подразделения компании или конкретным исполнителям.
6.Подготовка авансовых отчетов по командировкам, актов списания представительских расходов.
7.Ведение базы контактов партнеров.
8. Взаимодействие с членами семьи, координация водителей.

Начальник секретариата, Секретарь-референт Генерального директора,

ООО НПО Нефтегазовые системы

Москва

Подчинение 2 руководителям (Генеральный и Заместитель генерального директора) 1.Административная и информационная поддержка руководителей.
2.Подготовка и организация рабочего процесса руководителей в соответствии с их распорядком и графиком работы.
3.Организация и обеспечение деятельности офиса и приемной, прием посетителей.
4.Контроль исполнения работниками изданных приказов и распоряжений, а так же соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителей.
5.Организация деловых встреч, переговоров и совещаний, организация поездок, бронирование билетов, оформление виз.
6.Организация телефонной, факсимильной, электронной и курьерской связи. 7. Ведение представительских расходов.
8.Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства.
9. Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников.
10.Прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителям на подпись.
11.Размещение рекламы в СМИ.
12.Организация и ведение делопроизводства. Электронный документооборот.
13. Контроль работы ресепшена, переводчиков, водителей ( в подчинении 8 человек),составление графика поездок для сотрудников офиса на каждый день.