Офис-менеджер

ЗАО "Эхо Москвы"

рекламно-коммерческая служба, Обеспечение подготовки и организации работы офиса: осуществляю руководство организацией рабочих мест персонала офиса. Организую подготовку документов, материалов, информации, необходимых для работы и текущего решения задач, поставленных перед персоналом офиса. Принимаю участие в разработке "кодекса" поведения в офисе, обеспечиваю работников офиса визитными карточками. Руковожу работниками офиса (телефонными секретарями, референтами, курьерами, водителями), распределяю обязанности между ними, довожу до сведения работников принятые решения, анализирую эффективность работы, осуществляю контроль, за исполнением принятых решений. Организую работу референтов по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков, прием и отправка факсов); контролирую культуру речи референтов. Веду бюджет расходов на офисные нужды. Организую обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами, необходимыми для работы офиса, анализирую предложения, структуру цен, системы скидок, размещаю заказы у поставщиков, заключаю договоры. Определяю порядок получения товарно-материальных ценностей, оформляю доверенности, платежные документы. Организую использование в работе офисной оргтехники, контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций. При выявлении неисправностей, вызываю специалистов для проведения ремонтных работ и технического обслуживания.. Организую: встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров. Организую и провожу деловые переговоры (планирую деловые встречи, определяю линию деловых переговоров, управляю переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организую документальное оформление переговоров, анализирую результаты деловой встречи).
Координирую работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации), организую документооборот офиса. Организую ведение деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), веду деловую переписку, обеспечиваю рассылку необходимых материалов. Осуществляю контроль за трудовой дисциплиной работников офиса, составляю распорядок работы офиса, контролирую его соблюдение, веду учет нарушений, анализирую причины нарушений и принимаю меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины.

Заместитель начальника отдела кадров

"Рахай и Ко"

Розничная торговля, Оказание помощи начальнику отдела в комплектовании организации кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитие и движение. Организация разработки прогнозов, определение текущей и перспективной потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников. Принимала участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия. Осуществление работы по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. Прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организация проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности и т.д.;