секретарь

иностранная компания

Обязанности приемной:телефон, факс, прием посетителей, контроль наличия переговорных , подготовка (написание) доверенностей для получения материальных ценностей , контроль корреспонденции для компании на почте (доверенности для хранения и получения ), организация пропусков для посетителей (программа Офиса Управления), машин и грузового лифта, опись исходящей корреспонденции, проверка входящей корреспонденции, переводы. Инструкции по офис-менеджменту
Водители: организация встреч и проводов в аэропортах, ж/д вокзалах, курьерских обязанностей, организация водителей для встреч сотрудников вне офиса. Ведение журнала по поездкам водителей, (7 водителей, 4 машины),детализация по бензину, организация технической помощи (прохождение ТО, смена резины ит.д)
Офисная корреспонденция : организация отправки и сбора корреспонденции у контрагентов в Москве, взаимодействие с курьерскими службами, отправка корреспонденции в различные страны.
Помощь иностранным сотрудникам: Помощь в оформлении документов, доверенностей для получения личных грузов иностранных сотрудников,поездки в банк с иностранными сотрудниками, выполнение личных поручений
Нотариус: Организация нотариально заверенных копий и переводов документов, доверенностей
Организация командировок:(по России) Заказ билетов, бронирование гостиниц, аренда машин, размещение гостей компании в гостиницах Москвы
Канцтовары:Заказ канцтоваров, воды, кофе, расходных материалов для оргтехники, отчет по расходам офисных материалов
ФМС:Постановка на миграционный учет и снятие с миграционного учета иностранных сотрудников в ФМС , ведение миграционного журнала
Перевод письменные переводы: перевод офисных документов по просьбе сотрудников компании, взаимодействие с бюро переводов
Другие обязанности: Сверка показаний счетчика, опись исходящей корреспонденции, ведение журнала полученной корреспонденции на почте, поиск различной информации в интернете, соствление отчета, оформление подписки на журналы для сотрудников компании, контроль срока действия подписки.