Офис-менеджер

ООО «Компания «СЭТ»

Компания специализируется на консалтинговых и тренинговых услугах по совершенствованию системы управления бизнесом, оценке персонала, постановке систем обучения и оптимизации бизнес-процессов.
В основные должностные обязанности входило:
- Работа с мини АТС по приему и распределению звонков, оказание консультационных услуг клиентам по вопросам корпоративных, открытых тренингов, предоставляемых компанией, а также длительных программ обучения;
- Участие в технической подготовке и сопровождении корпоративных и открытых тренингов (подготовка такой документации как: раздаточные материалы, списки, листы технической поддержки, регистрации, бейджи), обработка анкет обратной связи, изготовление сертификатов; подготовка зала для проведения тренингов, организация питания участников тренинга, при выездных тренингах: приобретение билетов, решение вопросов по обеспечению транспортом, и гостиницей;
- Техническая подготовка информационных материалов (презентационные и консалтинговые папки, информационные материалы для оформления рекламных стендов, программы тренингов), заказ сувенирной продукции и т.п.;
- Анализ и распределение по отделам входящих запросов на услуги, ведение телефонных переговоров, ведение деловой переписки по электронной почте, обработка заявок с сайта по корпоративным, открытым тренингам или длительным программам обучения;
- Ведение делопроизводства Компании и документооборота Компании, в том числе составление табеля сотрудников, учет работы курьеров, дежурных секретарей и прочего обслуживающего персонала организации;
- Поддержание "жизнедеятельности" и организация внутренней работы офиса, поддержание внутренних офисных систем в рабочем состоянии, в том числе: координация работы секретарей, водителей и курьеров.
ОАО «СУАЛ-ХОЛДИНГ »
c декабря 2000 по апрель 2006
Секретарь-референт Департамента кадровой и соцполитики, затем Специалист-делопроизводитель Отдела обучения и развития персонала
2. Специалист-делопроизводитель Отдела обучения и развития персонала Департамента организационного развития:
- Ведение переговоров с представителями партнеров холдинга по обучению и внедрению корпоративных программ для улучшения и оптимизации политики компании в области управления персоналом;
-Техническая подготовка и согласование договоров,дополнительных соглашений, актов сдачи приемки об оказании образовательных услуг,обеспечение полного сопутствующего документооборота;
-Ведение финансовой документации (формирование календарных, финансовых планов, заявок на оплату и создание электронных заявок на контрагентов), в том числе с использованием программных продуктов на базе SAP3;
- Участие в технической подготовке, организации и проведении Департаментом открытых семинаров, конференций и корпоративных мероприятий по
обучению (подготовка проектов приказов о проведении корпоративного обучения, заявок о бронировании гостиницы, обеспечение оргтехникой, транспортом и организация кофе-брейков и других требуемых сопутствующих мероприятий);
- Ведение делопроизводства HR-блока Департамента.
1. Секретарь-референт Департамента кадровой и социальной политики:
- Организация и ведение делопроизводства 4-х департаментов кадрового блока Управляющей компании;
- Координация деловых переговоров с сервис-провайдерами компании;
- Подготовка справочно-распорядительной документации по поручению руководителя блока;
- Участие в организации и проведении конференций, совещаний, семинаров, координация и обеспечение соблюдения программ деловых встреч;
- Подготовка финансовой документации, ведение базы данных (годовой бюджет, ежемесячные сметы расходов, проекты договоров).
ЗАО «Трастконсалт»
с августа 1995 по ноябрь 2000
Референт Информационно-аналитического департамента
В перечень обязанностей входило:
- Мониторинг отечественных и зарубежных СМИ, составление аналитическоих обзоров и сводок для руководства;
- Контроль за изменениями в законодетельстве РФ и создание подборок для информационных баз юридического департамента организации;
- Создание и ведение электронного, аудио и фото архива, библиотеки справочных данных, аналитических и подписных изданий;
- Ведение корпоративной документации по подготовке Собраний акционеров и Советов Директоров, а также контроль за проведением деловых встреч.