Помощник генерального директора

ООО "Аврора"

Строительная компания , Москва

Помощник генерального директора
планирование рабочего дня руководителя
подготовка приказов, служебных записок, писем, распоряжений и т.д.
контроль над исполнением распоряжений руководства
ведение и актуализация базы данных руководителя, в том числе поздравление (организация)
организация командировок руководителя и сотрудников (бронирование гостиниц, билетов, оформление загранпаспортов, визовая поддержка)
выполнение поручений руководителя
прием телефонных звонков, деловая переписка,
ведение телефонной и информационной базы руководства,
контроль и координация отправки входящей/исходящей корреспонденции,
прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и последующая передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
Создание архива документов компании
Осуществлять прием документов в архив, их хранение
Архивная обработка документации постоянного и длительного срока хранения, имеющей особую ценность
Осуществлять порядок ведения учета и составления отчетности.
Осуществлять выдачу, в соответствии с поступающими запросами, архивных копий и документов, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива
Разработка топографического указателя к документам архива организации
Сканирование полученной документации, перевод документов в электронный вид;
Ведение и поддержание в актуальном состоянии электронных реестров баз данных.

Старший офис менеджер

Трансаэро Тур

• Организация, координация и контроль работы секретариата;
• Организация электронного документооборота офиса;
• Ведение делопроизводства;
• Контроль исполнения поручений Генерального директора;
• Осуществление взаимодействия со структурными подразделениями Организации;
• Принятие поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• Обеспечение: приема, учета, регистрации, контроль исполнения документов;
• Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения документов и правильности их оформления;
•Осуществление процесса ознакомления работников Организации с приказами и распоряжениями администрации;
• Контроль за качеством подготовки, правильности составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству Организации;
• Информационно - справочное обслуживание и хранение документной информации;
• Разработка и внедрение инструкции по делопроизводству, положений, должностных инструкций, и иных документов, регламентирующих деятельность отдела;
• Участие в подборе и мотивации персонала (собеседование, прием документов, обучение, повышение квалификации сотрудников в сфере работы с документами и др.);
• Организация встреч и переговоров:
Подготовка и обеспечение проведения встреч, совещаний и мероприятий с участием Руководителей (обеспечение работы приемных);
• Организация командировок (бронирование гостиниц, заказ авиа и ж/д. билетов).

Администратор

ООО Торговый дом "НХП"

• Заказ продукции ;
• Взаимодействие с центральным офисом;
• Оценка и приём товара, анализ продаж;
• Выполнение плана продаж и повышение качественных и количественных показателей обслуживания;
• Управление работы персоналом (в подчинении 4 человека);
• Внутренняя отчетность компании;
• Складской учет продукции;
• Ведение документации.