руководитель секретариата

ООО "Джей-Джей Регион"

• Организация и контроль работы отдела секретариата, организация инфраструктуры предприятия.
• Полная организация процесса делопроизводства с нуля
• Формирование базы локально-нормативных актов
• Заключение/расторжение договоров аренды
• Составление графика работы, ведение табеля учета рабочего времени
• Обеспечение жизнедеятельности офиса и складов (материально-техническое обеспечение, решение организационных и хозяйственных вопросов, контроль и поддержка рабочего состояния офиса, текущий и капитальный ремонт)
• Выбор поставщиков товаров и услуг, согласование и заключение договоров, координация и контроль качественного и своевременного оказания услуг
• Взаимодействие с арендодателями, эксплуатационными службами и пр., оперативное решение поставленных задач
• Организация текущего обслуживания и ремонта оргтехники
• Организация учета и хранения товарно-материальных ценностей в офисе, проведение инвентаризации
• Составление и корректировка бюджета департамента инфраструктуры (планирование и согласование), контроль его исполнения, оптимизация расходов на офис
• Согласование запросов по статьям расходов в программе.
• Постановка система отчетности и контроля деятельности отделов
• Руководство отделом (подбор и оценка персонала, повышение эффективности работы, создание системы мотивации)
• Участие в организации проведения корпоративных мероприятий
• организация отдела клининга и столовой
• Осуществление взаимодействия между отделами Департамента инфраструктуры
IT-отдел:
Взаимосвязь с руководителем отдела по организации бесперебойной работы офиса;
Подготовка заданий по организации рабочих мест оборудованием, связью, при необходимости ставится задача закупки нового оборудования;
Взаимосвязь IT-отдела с другими отделами, входящими в департамент;
Группа режима:
Взаимодействие с руководителем отдела по разработке и согласованию системы пропускного режима;
Решение вопросов по организации выставления дополнительных постов охраны;
Клининг:
Организация работы службы клининга;
Контроль уборки территории;
Обеспечение отдела необходимым хозяйственным инвентарем;
Инженерно-эксплуатационная служба:
Взаимодействие с руководителем отдела по проведению ремонтных работ и техническому оснащению помещений;
Сбор заявок от сотрудников компании по неисправности отопительных систем, освещения офиса, систем водоснабжения и кондиционирования и других неполадках, доведение данных заявок до инженерно-эксплуатационной службы, контроль их исполнения в поставленные сроки;
Блок питания:
Организация работы столовой и организация питания сотрудников;

специалист проекта

ООО "Адвансед Солюшнз"

- руководство секретариатом.
- Оперативное управление персоналом административно-хозяйственного департамента (курьеры, уборщицы).
- Изучение рынка складских услуг:
- Изучение конкурентов по территориальному признаку, видам оказываемых услуг, качеству оказываемых услуг, цене.
- Изучение потребностей клиентов по товарным группам и месторасположению, по видам требуемых услуг;
- поиск поставщиков оборудования, субподрядчиков, ведение переговоров, мониторинг цен на услуги на более выгодных для компании условиях, заключение договоров, контроль проведения работ согласно срокам;
- подготовка коммерческих предложений, презентаций;
- подготовка и участие в выставках;
- подготовка тендерной документации;
- работа с маркетинговыми компаниями, подача и размещение рекламы в интернете, печатных СМИ, баннерная реклама, реклама на транспорте и т.д.;
- работа с агентствами по недвижимости, заключение договоров, подготовка расчетов согласно договору, контроль оплат.
-поиск и привлечение новых клиентов Компании, заключение договоров с клиентами, внесение изменений в действующие контракты по мере необходимости, оказание консультационных услуг клиентам, ведение переговоров, прием заказов;
- контроль предоставления в согласованные сроки отчетности клиентам, контроль выставления счетов, контроль оплат от клиентов, мониторинг сервиса, анализ и разрешение конфликтных ситуаций, претензий со стороны клиентов по работе склада в целом;
- Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий;

секретарь

ООО "Май Декор"

- Делопроизводство и документооборот Компании;
- Работа с организационно-распорядительными документами;
- Составление локальных нормативно-методических документов;
- Ведение деловой переписки;
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, оформление пропусков;
- Прием и распределение телефонных звонков;
- Организация рабочего дня руководителя;
- Организация личных встреч руководителя;
- Организация совещаний;
- Прием деловых партнеров, клиентов компании, посетителей;
- Организация взаимодействия руководителя со СМИ;
- Жизнеобеспечение офиса (контроль приобретения и учет необходимых товаров: мебели, канцтоваров, воды, продуктов питания, заказ корпоративных обедов в офис, воды, офисной техники, полиграфии (витки, буклеты и т.д.))
- Организация рабочих мест, включая контроль работ по ремонту помещений, расстановку мебели, оснащения новых рабочих мест.
- Обеспечение сотовой связью сотрудников Компании;
- Организация командировок: заказ билетов и гостиниц, оформление виз. Прием командированных граждан.
- Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий;
- Оперативное управление персоналом административно-хозяйственного департамента (курьеры, уборщицы, водители).