Помощник руководителя

ООО "С-плюс"

Москва

Регистрация входящей-исходящей корреспонденции, работа с внутренними нормативными документами, контроль сроков исполнения документов, ответов в вышестоящие инстанции,заказ пропусков на гостей (пешие и на автомобиле),оформление постоянных пропусков, заказ канцелярии, воды в офис, информационная поддержка офиса: ведение справочника сотрудника, поддержание его актуальности, отправка корреспонденции почтой России, Major экспресс, DHL. Контроль согласований перед подписью договоров руководством, ведение базы внутренних документов: приказов, служебных записок, редко: подбор персонала. Контроль связи в организации: обеспечение сотрудников сим картами, контроль оплаты счетов, подключение номеров и их блокировка.
Работа с календарем руководителя: контроль и оповещение о времени и месте проведения совещания, контроль отмен/переносов совещаний,встреч. Встреча гостей, чай-кофе руководителю и гостям, покупка авиа и ж/д билетов, заказ гостиницы через букинг, оформление командировочных документов , обеспечение руководителя визитками, выполнение личных поручений руководителя, создание, поддержание и наполнение базы контактов руководителя, организация проведения совещаний, составление авансового отчета, составление реестров оплаты, согласование договоров, взаимодействие с арендодателем, контроль работы уборщицы и хоз.сотрудника

Ведущий специалист

Мосгортранс

Москва

Прием,распределение звонков, выполнение копировально-множительных работ, обработка электронной почты,работа с документами, выполнение поручений руководителя, обеспечение жизнедеятельности офиса: заказ воды,канцелярских товаров и т.д

Начальник секретариата

АКБ "Русский трастовый банк" (АО)

Банк , Москва , http://www.rtb.ru

Организация и контроль работы секретариата.
Прием, регистрация входящей-исходящей корреспонденции,контроль за сроками ответов на запросы,ведение и учет документов в программе эл. регистрации.
Подготовка,оформление и составление исх. писем по корпоративным стандартам.
Делопроизводство: разработка приказов, распоряжений, их регистрация и учет.
Регистрация и учет доверенностей, контроль за истечением срока действия, поддержание актуальности базы доверенностей.
Разработка и внедрение регламентов, инструкций,положений.Электронное Согласование документов:контроль за сроками согласования, исполнения документов, ознакомление под роспись / электронной рассылкой. Ведение, учет, обновление действующих приказов/распоряжений , отслеживание их актуальности, еженедельный отчет по согласованию.
Ведение базы договоров: передача на подпись руководству согласованных договоров, их регистрация, сканирование, учет и формирование эл. архива договоров, контроль за их сроками: оповещение исполнителей об истечении срока действия договоров.
Работа с курьерскими службами: организация отправки корреспонденции по России и заграницу. Контроль за сроками доставки документации, отслеживание отправления.
Составление описей отправок, контроль учета отправленных документов.
Отправка корреспонденции почтой России: ведение реестра отправленных документов, контроль отправки корреспонденции в МИФНС, МВД, Судебные органы.
Ведение архива: прием документов на сдачу в архив по актам приема-передачи, уничтожение документов с истекшим сроком хранения, выдача архивных документов по запросу.
Работа с курьерами и водителями организации: прием заявок на курьера, их распределение, составление маршрута, контроль исполнения, учет выполненных заявок, а также отслеживание занятости курьеров и водителей: почасовой контроль поездок, составление статистики занятости курьеров и водителей.
Выполнение поручений руководства, исполнение поставленных задач.
Бронирование гостиниц для сотрудников, заказ ж/д и авиа билетов.

Офис менеджер

ООО АТЭ-Терминал

Москва

тандартные функции секретаря - работа с оргтехникой: ксерокс, сканер, факс, прием-распределение звонков, регистрация входящей-исходящей документации, работа с почтой, с курьерской службой, выполнение поручений руководителей, заказ канцелярских и хозяйственных товаров, жизнеобеспечение офиса: заказ воды, закупка цветов, контроль работы уборщицы, организация встреч руководства - подготовка переговорной к встрече, чай/кофе гостям и руководителю, заказ пропусков на въезд-выезд на территорию, ежемесячное продление парковочных мест для сотрудников, контроль своевременной оплаты аренды, ведение архива,обработка входящих звонков в электронной базе "Мегаплан", подготовка договоров к подписанию.

методист

НОУ АНМЦ Развитие и коррекция

Составление договоров (по имеющемуся шаблону), счетов (в программе Word!), регистрация входящей-исходящей документации, отправка почтовой корреспонденции, работа с сайтом (заполнение разделов информацией), прием телефонных звонков, регистрация и сортировка входящей электронной почты, отправка и прием факсов, работа со сканером и множительным аппаратом, заказ канц. товаров, воды, выполнение поручений руководителя.

Начальник секретариата

ЗАО "Комэнерго"

Те же, что и ранее: Организация и сопровождение процесса делопроизводства, управление курьерской службой, распределение и контроль выполнения работы, прием-распределение звонков (мини АТС), работа с оргтехникой в большом объеме-факс,копир,сканер,многофункциональное устройство,обработка и регистрация внутренних документов (приказы, распоряжения), входящей и исходящей документации,обработка и организация отправки корреспонденции в сторонние организации, участие в подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимой информации, оповещание участников совещания о времени и месте проведения собрания), осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя,ведение архива, составление реестров,ведение табеля,подготовка и предоставление запрашиваемой информации в необходимом объеме и в установленные сроки для руководителя, контроль документооборота в компании,прием и передача факсограмм, вызовов, совещаний, своевременная передача документов в структурные подразделения, подготовка документов для тиражирования на множительной технике,организация приема посетителей, содействие в рассмотрении просьб и предложений сотрудников, разработка и внедрение предложений по улучшению документооборота в компании между сотрудниками.

Секретарь, далее переведена на должность начальника административного отдела

В той же компании: ЗАО "Комэнерго"

Описание: Организация и сопровождение процесса делопроизводства, управление курьерской службой, распределение и контроль выполнения работы, прием-распределение звонков (мини АТС), работа с оргтехникой в большом объеме-факс,копир,сканер,многофункциональное устройство,обработка и регистрация внутренних документов (приказы, распоряжения), входящей и исходящей документации,обработка и организация отправки корреспонденции в сторонние организации, участие в подготовке заседаний и совещаний (сбор необходимой информации, оповещание участников совещания о времени и месте проведения собрания), осуществление контроля за исполнением работниками изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя,ведение архива, составление реестров,ведение табеля,подготовка и предоставление запрашиваемой информации в необходимом объеме и в установленные сроки для руководителя, контроль документооборота в компании,прием и передача факсограмм, вызовов, совещаний, своевременная передача документов в структурные подразделения, подготовка документов для тиражирования на множительной технике,организация приема посетителей, содействие в рассмотрении просьб и предложений сотрудников, разработка и внедрение предложений по улучшению документооборота в компании между сотрудниками.

Офис-менеджер

ООО "Профит"

Прием, распределение входящих-исходящих звонков, прием, отправление, регистрация входящей-исходящей корреспонденции, заказ канцелярии, работа с оргтехникой,частично работа с договорами (расторжение, переоформление, их согласование),ведение архива, управление курьерской службой, составление приказов, реестров.

Помощник руководителя

ЗАО "СпецЭнергоПроект"

Описание: Прием, распределение звонков, работа со входящей-исходящей документацией,работа с оргтехникой (принтер, сканер,факс), печать документов, писем, отчетов, ведение архива, выполнение заданий руководителя.