Главный специалист

ГК ТМХ-Сервис ( ООО "Торговый дом ТМХС")

Москва , http://Www.locotech.ru

Главный специалист Отдела ДСД
Осуществление в СЭД делопроизводства по работе с Распорядительными документами Общества:
• разработка проектов приказов и распоряжений;
• обеспечение выполнения процедур согласования и подписания проектов;
• регистрация, организация процесса ознакомления, направление на исполнение;
• осуществление контроля исполнения.
Участие в разработке и актуализации нормативно-методических документов, регламентирующих деятельность подразделений Общества в области делопроизводства и документооборота (бумажного и электронного).
Согласование исходящих писем: проверка содержания, орфографии, стилистики.
Оказание методологической и практической помощи подразделениям Общества по вопросам подготовки и работы с документами.
Осуществление работы с договорной документацией:
• проверка (орфография, наличие ошибок и несоответствий в суммах и датах, оформление);
• распечатка проектов (договоры, приложения, спецификации) из СЭД, прошивка, передача на подпись;
• проставление печати, регистрация, внесение в реестр, передача исполнителю;
• получение оригинала, размещение в СЭД, архивирование;
• осуществление контроля сроков предоставления оригиналов.
Участие в расследовании случаев нарушения трудовой дисциплины:
• запрос объяснений произошедшего события с ответственных сотрудников;
• запрос объяснений произошедшего события с задействованных лиц (при необходимости);
• анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность данного сотрудника и его взаимодействие с контролирующими подразделениями / должностными лицами;
• комплексный анализ события и его значимости для деятельности;
• анализ подтверждающих фактов;
• составление акта о нарушении трудовой дисциплины по итогам расследования (полное соблюдение соответствия ТК РФ)
• передача материалов в УК на рассмотрение.

Ведущий специалист

В той же компании: ГК ТМХ-Сервис ( ООО "Торговый дом ТМХС")

Работа с реализациями:
• получение и проверка документов (качественное\количественное соответствие реестру)
• проверка соответствия общей суммы полученных документов данным в 1С: УПП;
• осуществление электронной выгрузки документов из 1С: УПП на основании переданных за день документов;
• проверка документов (комплектность, наличие необходимых реквизитов и отметок), распределение по товарным группам и договорам, составление соответствующих реестров для передачи контрагенту;
• фиксация в 1С: УПП факта возвращения неакцептованных документов
.
Обработка в СЭД Входящей корреспонденции:
• прием документов, экспертиза полноты вложений, регистрация, сканирование;
• ведение Реестра и базы электронных образов;
• доведение Входящих документов до Руководителя для вынесения резолюций;
• получение и рассылка исполнителям резолюций;
• осуществление контроля исполнения резолюции;
• формирование ежемесячного отчета по исполнению Входящих документов.
Обработка в СЭД Исходящей корреспонденции:
• осуществление передачи проектов исходящих писем на подпись;
• регистрация и ведение Реестра и базы электронных образов Исходящей корреспонденции;
• подготовка к отправке Исходящей корреспонденции,
• архивирование/ передача оригиналов Исходящих документов исполнителю для отправки адресатам (по запросу);
• ведение журнала передачи оригиналов документов.
Осуществление работы по ведению Протоколов совещаний, проводимых Руководством Общества:
• фиксирование хода обсуждения вопросов и принятых решений на собраниях
• оформление, согласование, подписание, регистрация;
• доведение решений до исполнителей в СЭД;
• осуществление контроля исполнения решений;
• составление отчета по исполнению решений Протоколов.

Руководитель Административного Отдела

ООО "ТракМоторс"( ранее ТМ Групп)

Москва , http://www.tmtr.ru

Управление делопроизводством, АХО, секретариатом.
Разработка, согласование, регистрация, учет и хранение
регламентов/инструкций/положений Общества, своевременная актуализация.
Ведение претензионной работы:
- регистрация, координация, контроль за своевременным принятием решений, закрытие.
- формирование отчета по претензионной работе (ежемесячный, ежеквартальный, годовой) с выводами и предложениями по повышению эффективности претензионной работы и снижению общего количества рекламаций;
- актуализация регламента по претензионной работе (ежеквартально, по результатам отчета);
- автоматизация претензионной работы (разработка ТЗ для интеграции в Service Desk).
Описание бизнес-процессов в ARIS.
Работа с чек-листами всех подразделений компании: составление, контроль сроков заполнения и предоставления, проверка показателей на соответствие принятому плану на месяц, проверка качества оформления, консолидация, защита.
Формирование в 1С: УТ ежедневной отчетности по валовой прибыли и дебиторской задолженности, анализ полученных данных, составление прогноза на конец месяца (актуализация каждый понедельник).
Контроль показателей KPI по всем подразделениям.
Протоколирование совещаний, контроль за исполнением принятых решений.
Работа с бюджетами отдела: формирование годового и ежемесячного бюджета, защита, контроль исполнения.
Формирование авансовых отчетов.
Формирование годового графика задач в MS Project (декомпозиция задач по итогам Сессии стратегического планирования), контроль исполнения.

Ведущий специалист по документообороту

В той же компании: ООО "ТракМоторс"( ранее ТМ Групп)

Управление делопроизводством:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию системы делопроизводства;
- написание регламентов, положений по подразделениям, составление, утверждение должностных инструкций;
- осуществление методического руководства и контроля организации делопроизводства в структурных подразделениях.
Ведение договорной работы (по общехозяйственной деятельности):
- подготовка документов для инициации заключения договоров;
- организация и контроль процесса согласования договорной документации с руководителями подразделений и контрагентами,
- осуществление контроля за получением оригиналов договорной документации в установленные сроки.
- ведение реестра договорной документации;
- отслеживание сроков действия договорной документации, обеспечение своевременной пролонгации.

делопроизводитель

В той же компании: ООО "ТракМоторс"( ранее ТМ Групп)

Прием, регистрация и направление корреспонденции в структурные
подразделения предприятия, отправка исполненной документации по
адресатам.
Учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизация
и хранение документов (1000-2000 документов в день).
Контроль за своевременным исполнением документов, выдача
необходимых справок по зарегистрированным документам.
Ознакомление с приказами, инструкциями, регламентами.
Создание и ведение архива.

Оператор базы данных (вечерний)

ГУТА-БАНК, ОАО

Банк, страховая компания , Москва

Вечерняя подработка: перенос информации с бумажных носителей в программу "Парус", сведение отчетов. ( по договору ГПХ)

Агент (Полная занятость)

ООО "Гарантпрофи", г. Москва

Страховой брокер, другое , Москва

Оформление договора купли-продажи автомобиля, ОСАГО, КАСКО

Финансовый менеджер-аналитик

Недялков Р.В. (ИК ЕвроИнвест)

Банк, инвестиционная компания , Москва

Работа с клиентами: заключение брокерских сделок, осуществление транзитов ДС. Разрешение форс-мажорных ситуаций, поиск альтернативных решений для сложных клиентов.
Координация работы курьеров, инкассаторов.
Работа с банками по системе клиент-банк:
отправка/прием платежей, контроль их исполнения в соответствующие сроки; формирование выписок по всем счетам;
подготовка ответов на банковские запросы,
полное сопровождение открытия/закрытия счетов организаций;
мониторинг вход/исх. платежных поручений (проверка правильности заполнения назначения платежей), разработка системы передвижения денежных средств между счетами органзаций.
Участие в подготовке договорной документации (по требованию банка)
Сверки с клиентами, сверки с другими отделами, финансовая отчетность (приход, расход, долги), внутренняя аналитика, помощь в усовершенствовании рабочего процесса, поиск ошибок внутренней системы и работа над ними.

Секретарь-делопроизводитель, помощник руководителя (Полная занятость)

ООО "РСС-Групп", ООО "РСС-Трейд", г. Москва

Оптово-розничная компания , http://Www.rssgroup.ru

Учет и распределение поступающей информации, касающейся руководства, своевременная передача документов, сообщений и информации (письменно или устно).
Отслеживание поступления документов, корреспонденции и печатных изданий для руководства, своевременная их передача.
Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции (документы, письма, факсы, письма по электронной почте).
Составление и редактирование деловых писем.
Контроль и обеспечение сохранности документов в приемной руководства.
Прием входящих и организация исходящих звонков для руководства, организация конференц- (многосторонних) звонков руководства, осуществление технической помощи (копирование, печать, сканирование и пр.), ведение административно–хозяйственных дел, ведение телефонной и информационной базы (контакты, дни рождения клиентов). Подготовка печатных материалов для конференций, совещаний, переговоров, протоколирование совещаний.
Координация работы офиса, координация работы курьеров, секретарей, замещение менеджеров во время отпусков.
Организация приема посетителей: заказ пропусков и сопровождение, отслеживание состояния переговорных комнат до и после приема клиентов (чистота, отсутствие лишних документов, наличие канцелярских принадлежностей и их функциональность).
Организация корпоративных мероприятий.
Работа с базой 1С: формирование полных комплектов первичной документации (ТТН, Сч.-фактуры, счета. Сопроводительные документы), кадры. Ведение кассы и финансовой отчетности для бухгалтерии и руководства. Формирование актов сверок для контрагентов.
Активное участие в усовершенствовании и улучшении качества работы и внутренней системы.

Помощник (Частичная занятость)

ТГ "Эксперт +"

Другое , Москва , http://www.Masterpiano.ru

Прием телефонных звонков, работа с оргтехникой, работа с клиентской базой, демонстрация эксклюзивных инструментов на выставках.(подработка)