Секретарь; Секретарь на ресепшн; Секретарь директора

ООО "Карат"

Обязанности: 1. Информационное обеспечение офиса. Работа с мини-АТС и оргтехникой (факс, ксерокс, сканер)
• Прием и оперативное переключение на сотрудников компании входящих звонков, прием корреспонденции по факсу.
• Исходящие звонки, отправка корреспонденции по факсу (счета, письма, чертежи, коммерческие предложения и т.д.)
• Получение, обработка и своевременная передача информации, полученной по каналам связи (телефон, факс и т.п.) в структурные подразделения.
• Ведение телефонных переговоров.
• Сканирование документов и отправка электронной почты.
• Ксерокопирование документов.
2. Организация делопроизводства: создание, обработка, хранение документов. Работа с Word, Excel, ресурсами Internet.
• Печать, редактирование и хранение документов (письма, заявки, таблицы, коммерческие предложения, деловая переписка (эл. почта)).
• Учет, редактирование договоров
• Ведение контрольно-регистрационной картотеки (регистрация, учет, формирование дел, своевременное архивирование документов)
3. Обеспечение жизнедеятельности офиса
• Закупка канцелярских товаров и расходных материалов – ведение месячной отчетности
• Закупка продуктов питания (офис, склад)
• Контроль за соблюдением рабочего графика
• Координация работы курьера (2 человека)
• Заказ такси, авиа- и ж/д билетов
• Заказ визиток, штампов, печатей и т.д.
• Контроль уборки помещений
• Создание условий, способствующих эффективной работе офиса
4. Частичная занятость в кадровой службе офиса (функциональные обязанности инспектора отдела кадров). Поиск персонала на открытые вакансии в компании:
• Размещение вакансий в СМИ
• Подготовка объявлений о поиске кандидатов (дизайн)
• Предварительная оценка кандидатов (первичные собеседования по телефону)
• Представление кандидатов руководителю
• Запись на собеседование
• Ведение баз данных по кандидатам