Помощник руководителя

ООО "Терра Керамика"

Оптовая компания , Москва , http://www.terra-ceramica.ru

Полная административная поддержка руководителя:
- ведение плана дня генерального директора;
- организация и координация встреч, совещаний и переговоров;
- встреча гостей, партнеров и поставщиков; заказ пропусков, размещение и т.д.;
- участие в составлении бюджета компании по статьям расхода (ДДС статьи), оптимизация затрат;
- делопроизводство;
- ведение табеля учета рабочего времени сотрудников, ведение графика отпусков;
- составление официальных писем, заявлений, обращений, претензий, актов по выявлению брака товара, поздравлений, а также информационная поддержка внутри коллектива;
- заключение договоров с поставщиками услуг (согласование с юристами, контрагентами и подготовка к подписанию утвержденных договоров);
- регистрация входящей/исходящей корреспонденции;
- взаимодействие с коммерческим отделом БЦ, отделом эксплуатации БЦ, руководителем отдела продаж, руководителем отдела по работе с клиентами, отделом маркетинга, отделом развития, инкассатором;
- организация командировок: заказ ж/д, авиабилетов, бронь гостиниц, подготовка командировочных удостоверений;
- выполнение личных поручений генерального директора;
- отслеживание выполнения поставленных задач на всех этапах, ежедневная отчетность перед руководителем.
Выполнение функций администратора офиса:
- обработка входящих звонков (консультирование клиентов по ассортименту компании, информирование по поступлению товара на склад, общение с новыми клиентами), распределение звонков между менеджерами и операторами в случае большой загруженности линии;
- работа в 1С;
- помощь в адаптации новых сотрудников и информационное сопровождение на испытательном сроке;
- жизнеобеспечение офиса;
- взаимодействие с отделами удаленного офиса;
- обеспечение сотрудников корпоративной мобильной связью;
- дежурство на корпоративном телефоне в выходные дни (согласно расписанию): консультация, резерв, прием заказов;
- составление отчета по дежурству в выходные дни;
- составление авансовых отчетов для командировок, отчетность.

Администратор учебного центра

ООО "Артис"

Розничная сеть, фабрика , Москва

- организационная и информационная поддержка отдела подбора и адаптации персонала: распределение сотрудников на стажировку, сбор необходимой информации из розничной сети для руководителя, ведение базы данных (работа в Exel) по обучению и повышении квалификации сотрудников: учет, регистрирование, архивирование, систематизация;
- встреча гостей, кандидатов на собеседование и участников тренингов;
- заказ пропусков для посетителей (в т.ч. руководители из центрального офиса);
- ведение деловой переписки с розничной сетью компании (более 60 салонов компании + регионы);
- запись участников на тренинги, на экскурсию по производству, подача сформированных списков администратору в центральный офис;
- запись и ведение списков участников на тренинги (мотивация стажеров и продавцов компании);
- подготовка к проведению тренингов, помощь в проведении, получение обратной связи;
- опыт в создании презентаций;
- методическая помощь бизнес-тренерами учебного центра (включая взаимодействие с внешними тренерами), согласование расписания с руководителем Центра;
- проведение еженедельного, ежемесячного анализа по эффективности проводимых тренингов, помощь руководителю в выявлении потребностей в темах новых тренингов, включение их в сетку расписания, составление статистики;
- подготовка к еженедельной аттестации стажеров (сбор анкет от старших продавцов, еженедельная отчетность перед руководителем учебного центра и зам. руководителя отдела HR);
- полная административно-хозяйственная ответственность (ежемесячный заказ канцелярии и хоз. товаров, а также по мере необходимости рекламной и сувенирной продукции на фабрике компании);
- взаимодействие с центральным офисом (ресепшен, отдел кадров, бухгалтерия, IT)
- составление и ведение авансового отчета (ежемесячно);
- взаимодействие с уборщицей, отделом доставки, администрацией БЦ, службой охраны.

Администратор учебного центра

ООО "Телетрейд"

Брокерская компания, дилинговый центр, инвестиционная компания, финансовая компания, финансово-инвестиционная компания , Москва , http://www.teletrade.ru

Полное административное обеспечение деятельности учебного центра:
- составление и ведение расписания учебного центра (согласование лекций с преподавателями);
- ежедневное информирование руководителя Центра о планируемых событиях, оповещение об отсутствующих сотрудниках;
- создание анонсов (презентаций, листовок) мероприятий Центра, информирование потенциальных участников о событиях, а также действующих учеников;
- организация и проведение тренинга-презентации компании (1 раз в неделю);
- регистрация участников на проводимые учебные мероприятия;
- встреча, размещение гостей (чай/кофе, угощения), в т.ч. кандидатов на собеседования;
- подготовка, бронирование переговорных комнат;
- взаимодействие с секретарями подразделения, IT-специалистами, службой охраны, отделом маркетинга;
- отслеживание наличия рекламных и расходных материалов;
- информационная поддержка посетителей, учеников, в случае необходимости - преподавателей (в том числе приглашенных специалистов) и топ-менеджеров;
- ведение табеля рабочего времени сотрудников;
- участие в воскресных мастер-классах (подготовка, оформление, встреча и регистрация гостей, при необходимости сопровождение, информационная поддержка).
В связи с отсутствием пишущего сотрудника в компании, был предложен проект по написанию статей заданной тематики для газеты компании.
Период: декабрь 2013 - август 2014
Обязанности:
- написание статей от лица руководителя Центра (ежемесячно, 4-6 тыс. знаков с пробелами).
- помощь в подготовке и участие в маркетинговых мероприятиях компании (выставки, промо-акции, организация круглых столов и конференций).