23.09.2016

Офис-менеджер, помощник руководителя

Снята с размещения
Управляющая компания
40 000 – 50 000 руб.
График :
полный рабочий день
Опыт:
3 года
Образование:
высшее
Требования:
  • Опыт желательно: 3-5 лет
  • Обязательно! Опыт работы в качестве секретаря, либо делопроизводителя, либо личного помощника
  • Иностранные языки: обязательно знание английского: устный – базовый, письменный английский – базовый
  • Образование: высшее
  • Обязательно знание программ:
    • Word– продвинутый пользователь
    • Excel – продвинутый пользователь
    • Outlook, PowerPoint, Fine Reader
  • Обязательно знание техники:
    • Факс, сканер, интернет, телефон (коммутатор)
  • Знания:
    • Обязательно:
      • Знание и опыт ведения делопроизводства и документооборота
      • Обязательно - самостоятельный опыт бронирования билетов и отелей, опыт в организации поездок руководителя, в получении виз
      • Знание норм и правил оформления документов, написание писем, приказов
      • Умение решать нестандартные задачи
      • Умение быстро печатать, хорошая память, ответственность, внимательность, аккуратность, пунктуальность, исполнительность, стрессоустойчивость
      • Навыки работы с большим объемом информации
      • Грамотная устная и письменная речь
    • Желательно:
      • Опыт ведения протоколов на переговорах и совещаниях, умение работать с оргтехникой, опыт работы личным помощником руководителя
Обязанности:
  • Помощь руководителю:
    • Подготовка ежедневных планов работы руководителя
    • Планирование и организация встреч с подрядчиками и партнёрами, планирование и организация совещаний
    • Контроль выполнения поручений руководителя сотрудникам, информирование о нерешенных вопросах
    • По поручению генерального директора согласовывать отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводить до них указания и распоряжения ген. директора; контролировать исполнять указания и распоряжения
    • Осуществление сбора материалов и информации, необходимых генеральному директору, подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов и представлений их руководителю
    • Выполнять отдельные служебные поручения генерального директора, решение нестандартных задач
    • Заказ и бронирование билетов и гостиниц, визовое и организационное сопровождение командировок руководителя
    • Контроль оплаты телефонной связи руководителя
    • Контроль и организация работы водителей руководителя
    • Передача одежды руководителя в химчистку
  • Жизнедеятельность офиса:
    • Контроль и заказ необходимых канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, воды и продуктов
    • Контроль бесперебойной работы и организация ремонта офисной техники
    • Оформление пропусков
    • Прием и распределение входящих(исходящих) звонков
    • Сканирование, ксерокопирование
    • Ведение переписки по официальной электронной почте компании
    • Контроль и организация почтовых отправлений
    • Встреча гостей, кандидатов, чай
    • Контроль и поддержание чистоты в офисе, взаимодействие со службой уборки
    • Координация работы курьера
  • Ведение документооборота компании:
    • Регистрация, распределение, сканирование и архивирование входящей и исходящей документации
    • Регистрация и распределение вх/исх. корреспонденции
    • Организация и контроль подготовки документов (подготовка листов согласований, передача на подпись контрагентам)
    • Электронный документооборот и регистрация в Excel, сканирование документов
    • Организация и контроль системы хранения документов (электронной и бумажной), выдача и прием документов по журналам выдачи/приема
    • Составление приказов, распоряжений, подготовка и печать документов и писем
    • Ведение списка работников, дни рождения, списки телефонов сотрудников, сторонних организаций
    • Помощь сотрудникам по подготовке (копированию, сканированию) документов
Условия:
  • График: (редко) начало рабочего дня возможно раньше установленного, (редко) окончание – возможны задержки
  • График: полный рабочий день (с возможностью задержаться либо прийти раньше)
  • Испытательный срок 3 месяца
Нам нужен активный сотрудник, который привык быть частью команды!
Место работы:
Москва, м. Фрунзенская, Комсомольский проспект, д.24, стр.1
Показать на карте